Procedure B&W

Vergaderingen

Het college komt elke dinsdag bij elkaar. De ene week is er een informatie-uitwisseling en de andere week een besluitvormende vergadering. Bij een informatie-uitwisseling is er tijd om met elkaar dieper op bepaalde onderwerpen in te gaan, bijvoorbeeld in een themasessie. Daarom worden de collegevoorstellen zoveel mogelijk geagendeerd voor de besluitvormende vergaderingen. Als het mogelijk is vinden de besluitvormende vergaderingen op een locatie in de gemeente plaats. Bijvoorbeeld bij een zorgcentrum, ondernemer, school, vereniging, enzovoorts. Je kunt daarvoor zelf suggesties aandragen bij team Ondersteuning. Na de vergadering bezoeken we onze gastheer of gastvrouw en bepalen zij het programma. Dit kan een rondleiding zijn, een gesprek of activiteit. Het programma eindigt rond 15:00 uur.

Inbrengen van stukken

We verwachten van onze medewerkers dat zij professioneel adviseren en mogelijke (oplossings)richtingen voor een vraagstuk schetsen. Daarbij hoort de medewerker risico’s, kansen en alternatieven aan te geven en zijn/haar advies te formuleren. Het kan voorkomen dat je als wethouder vanuit een ander perspectief een andere oplossing voorstaat. Dat is dan aan jou als wethouder en aan het college om tijdens de bespreking in het college te besluiten. Het betekent niet dat het voorstel dan niet kan worden geagendeerd. Het is de verantwoordelijkheid van de bestuursadviseur samen met de gemeentesecretaris om te bepalen of het document rijp is voor besluitvorming. De toetsing is dan gericht op kwaliteitseisen. Hierna is het aan het college om te bepalen of het instemt met het voorstel.

Hoe ziet de voorbereiding en de behandeling van de B&W-stukken er uit?

Stukken voor de behandeling in het college op dinsdag, moeten uiterlijk de woensdag ervoor om 8.00 uur digitaal zijn aangeleverd in een daarvoor bestemde map. Jij hebt daar geen rol in. De bestuursadviseur toetst op woensdag en donderdag of de stukken behandelrijp zijn:

• Ondersteunt het voorstel een goede besluitvorming?
• Is het een integraal voorstel?
• Wordt het besluit voorgelegd aan het juiste orgaan?
• Is het besluit helder en juist geformuleerd met goede argumenten en (indien van toepassing) kanttekeningen en alternatieven?
• Blijkt met wie en op welke wijze communicatie (en participatie) over het besluit plaatsvindt (en/of al heeft plaatsgevonden)?
• Wordt rekening gehouden met politieke gevoeligheden, belangen, historie en ontwikkelingen?
• Past het voorstel in het coalitieakkoord, collegeprogramma, begrotingsdoelstellingen en onze filosofie?
• Zijn de financiële consequenties goed in beeld gebracht?
• Staan er geen storende spel- en grammaticafouten in het stuk en is het prettig leesbaar?

Vervolgens maken we de agenda op. Op vrijdagmiddag zijn de vergadersets meestal compleet. Deze worden aangeboden in iBabs; een digitaal vergadersysteem waar je alle stukken kunt inzien, terugkijken, voorzien van aantekeningen, enzovoorts. Het kan zijn dat er op maandag nog stukken aan de agenda worden toegevoegd. Daarover word je dan geïnformeerd. Van de indieners van voorstellen verwachten we dat ze een voorstel voorafgaand aan behandeling in de collegevergadering met jou hebben afgestemd. Dinsdagochtend om 9.00 uur start de collegevergadering. We hebben een vertrouwelijke en openbare agenda. Uitgangspunt is zoveel mogelijk alles op de openbare agenda. In de agenda maken we onderscheid in ingekomen stukken en college- en raadsvoorstellen. Ingekomen stukken zijn vaak memo’s voor de raad of bijvoorbeeld antwoorden op politieke vragen. Het zijn altijd onderwerpen waar geen formeel besluit over genomen hoeft te worden. Alle geagendeerde stukken worden behandeld. Stukken worden per portefeuillehouder op volgorde geagendeerd:

1. burgemeester
2. 1e loco
3. 2e loco, enz.

Wel is er daarbij onderscheid tussen zogenaamde conform- en bespreekvoorstellen. Conformvoorstellen zijn voorstellen waarover geen inhoudelijke discussie wordt verwacht, maar deze kunnen altijd naar bespreken worden verplaatst. Voor de bespreekvoorstellen geldt dat de betreffende portefeuillehouder als eerste het woord krijgt en dat deze een toelichting geeft op het voorstel. De overige collegeleden krijgen daarna de mogelijkheid om vragen te stellen aan de portefeuillehouder.

Als tot besluitvorming overgegaan kan worden, wordt bepaald welk besluit genomen wordt. Er zijn drie mogelijkheden:

• conform advies;
• conform advies met tekstuele wijzigingen;
• keuze voor een in het voorstel aangegeven alternatief, en daarmee contrair gaan aan het advies
• het stuk wordt teruggenomen (als voor een stuk geen meerderheid in het college bestaat, wordt het stuk beschouwd als ‘niet ingebracht’).

Dinsdagmiddag worden de behandelde stukken, en de daarbij genomen besluiten verwerkt. De medewerkers worden door de bestuursadviseur op de hoogte gebracht van de genomen besluiten. Ook eventuele opmerkingen worden dan aan de medewerkers meegegeven. Dat zijn aanwijzingen of aantekeningen waaraan wel een gevolg gegeven moet worden, maar die niet op de openbare besluitenlijst thuishoren. Dinsdagmiddag volgt een mondelinge terugkoppeling over de vergadering aan de organisatie. Dit doet de gemeentesecretaris in de zogenaamde HK-flits. Dat is een tweewekelijks (digitaal)bijpraat moment van en voor de organisatie om bijgepraat te worden over allerlei ontwikkelingen.